Zentraler Punkt ist das Thema Kommunikation: Wie gestaltet man den Austausch und die Zusammenarbeit mit Kollegen, Vorgesetzten und vor allem mit Kunden?
Erreichbarkeit ist das A&O. Die Fülle an Kommunikationskanälen ist groß, für jeden Zweck gibt es den passenden Weg: Ob das nun ein Telefongespräch ist oder ein Videocall, eine Online-Konferenz, ein schneller Chat oder die klassische E-Mail. Diese digitale Multichannel-Kommunikation ist eine Herausforderung, aber ohne geht es einfach nicht, wenn man den Kollegen oder Kunden nicht im direkten Gegenüber hat.
Wichtig sind Tools, die Echtzeitkommunikation und Teamarbeit ermöglichen. Dazu gehören neben dem Eins-zu-Eins-Dialog auch Teamchats und Videokonferenzen, die zentrale Datenablage und gemeinsame Dokumentenbearbeitung nach dem Prinzip Store and Forward.
Die größten Veränderungen lassen sich auf drei zentrale Punkte herunterbrechen:
- Arbeitsstruktur
- Arbeitskultur
- IT-Infrastruktur
Die Mitarbeiter arbeiten nicht mehr jeden Tag im Büro an Ihrem Arbeitsplatz. Aber ob sie nun im Büro, im Homeoffice, im Coworking-Space oder im Strandpavillion sind – davon ist das Arbeitsergebnis losgelöst. Der Austausch mit Kollegen muss dennoch möglich sein, denn hiervon leben Ideen, Kreativität und Arbeitsergebnisse.
Das entgrenzte und selbstbestimmte Arbeiten ist nicht nur ein Gewinn an persönlicher Gestaltungsfreiheit für den Mitarbeiter, es fordert ihm auch einiges ab: Selbstorganisation, Arbeitsdisziplin, Fokussierung, Kommunikationsstärke.
Seitens der Vorgesetzten und Führungskräfte ist ebenfalls ein Umdenken erforderlich: Vertrauen statt Kontrolle. Klassische Strukturen brechen auf, die physische Anwesenheit der Mitarbeiter ist nicht länger erforderlich. Hybride Arbeitsstrukturen und eine digitale Meetingkultur sind hier wichtig.
Die IT-Infrastruktur legt die Basis für das Konzept „Digital Workplace“. Digitale Arbeits- und Kommunikationsprozesse sowie der orts-, zeit- und endgeräteunabhängige Zugriff auf relevante Daten sind das Herzstück, ohne das das Ganze nicht funktioniert.
Dass das Modell „Digital Workplace“ funktioniert und Mitarbeiter einen guten Job machen, zeigt sich aktuell in der Pandemiephase.
Warum ist der „Digital Workplace“ ein wichtiges Thema für den Mittelstand?
Der Fachkräftemangel zeigt sich im Mittelstand als Wachstumshemmer. Durch die Schaffung digitaler Arbeitsplätze gekoppelt an die Möglichkeiten des zeitlich flexiblen und ortsunabhängigen Arbeitens kann sich der Mittelstand auch überregional für Fachkräfte attraktiv machen und dezentrale Teams ermöglichen.
Gleichzeitig ist der Digital Workplace auch ein Mittel zur Mitarbeiterbindung. Mehr Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung und Ortswahl bietet neuen Spielraum für die Vereinbarkeit von Leben und Beruf – ein Wert, der für viele Arbeitnehmer immer wichtiger wird.
Was sind bei der Einführung von Digital Workplaces die größten Herausforderungen?
Wie bei jedem Change-Prozess muss der Wille und die Bereitschaft zur Veränderung da sein - über alle Unternehmensbereiche hinweg. Denn was nützt die beste Lösung, wenn sie nicht akzeptiert wird?
Der nächste Schritt wäre die Prüfung der vorhandenen Infrastruktur. Welche Prozesse können digitalisiert werden? Wo kann aufgesetzt werden, was muss grundsätzlich erneuert werden? Der Sprung zum Digital Workplace ist eine Veränderung. Gerade Cloud-Modelle helfen, die Einstiegskosten gering zu halten. An der Stelle muss der Unternehmer abwägen, ob ein monatliches Mietmodell in Frage kommt oder ob eine Investition in ein selbstverwaltetes On-Premise-System sinnvoller ist.
Was sind die größten Hürden für die Einführung von Digital Workplaces?
Die Mitarbeitenden müssen den Schritt in Richtung Digital Workplace mitgehen, denn für sie bedeutet dies unter Umständen eine große Veränderung. Zum einen ändert sich ihr alltägliches „Werkzeug“, alte Routinen werden aufgebrochen, neue Arbeitsmittel und Software-Produkte eingeführt. Zudem ändert sich auch die Art zu arbeiten: Meetings finden vielleicht digital statt, Kollegen sitzen nicht länger am Schreibtisch nebenan, die Arbeits- und Alltagsstruktur muss an die neuen Möglichkeiten angepasst werden. Auch die Führungskräfte müssen den Veränderungsprozess mittragen und ihren Mitarbeitern Vertrauen schenken.
Worauf kommt es an bei der Einführung von Digital Workplaces?
Das wichtigste ist das Engagement und der Veränderungswillen seitens der Unternehmen. Visionäres Denken und Handeln – und dabei die Mitarbeiter mitziehen. Wichtig ist dabei die klare, begleitende Kommunikation: Angefangen bei der Vorabinformation über eine Darlegung von Vorteilen und Nutzen hin zu Schulungen und Support.
Welchen Beitrag kann CASERIS leisten?
Als Softwarehersteller haben wir jahrelange Erfahrung in der Transformation von Kommunikationsprozessen und Kundenkontakten. Mit diesem Know-How und einem Team von erfahrenen, engagierten Kollegen beraten und begleiten wir Digitalisierungsprozesse bei unseren Kunden. Unsere Software-Produkte sind optimale Alltagshelfer in der digitalen Arbeitswelt und haben sich vielseitig bewährt – für die interne Teamkommunikation und den Kundendialog gleichermaßen.
Mit unseren CAESAR Software-Produkten lassen sich Kundenservice-Prozesse hervorragend digitalisieren und mittels Digital Workplaces realisieren.
Unsere Aufgabe bei der CASERIS ist es, diese Prozesse durch smarte, leicht zu bedienende Tools zu unterstützen und mit unseren Kunden den Weg in die Digitalisierung zu gehen.
Wie sieht Ihre Lösung genau aus? Was bieten Sie ihren Kunden?
Um es kurz auf den Punkt zu bringen: Customer Care, Communication, Collaboration.
Wir bieten unseren Kunden eine intuitive, geräteunabhängige Echtzeit-Multichannel-Kommunikations- und Kollaborationslösung, die sowohl die interne Kommunikation als auch für den Kundendialog optimal ist.
Mit unserer Plattform TIMIO können Teams ortsunabhängig zusammenarbeiten und kommunizieren, Daten austauschen, Bildschirme teilen, Gruppenchats nutzen.
Gleichzeitig ist TIMIO ein ideales Tool für die Kundenkommunikation in Sales, Support und Marketing. Wir erfassen alle Kundenanfragen, egal, ob per Chat, Mail, Videocall, oder Anruf. Das macht die Vorgänge transparent und nachvollziehbar. Dank der umfangreichen Statistik- und Monitoring-Tools behalten Administratoren und Supervisoren die wichtigsten Kennzahlen immer im Blick und können schnell reagieren.
Was macht Ihre Lösung einzigartig?
Als deutscher Hersteller kennen wir den hiesigen Markt und die Anforderungen der Arbeitswelt. Genau hierfür entwickeln wir unsere Software. Wir haben ein tiefes Verständnis von Kommunikation – sowohl auf technischer als auch auf menschlicher Ebene.
Für uns steht der Mensch im Mittelpunkt, deshalb ist unsere Lösung besonders benutzerfreundlich und ohne Schulungsaufwand nutzbar. Die intuitive, geräteunabhängige Multichannel-Kommunikation und Kollaboration in Echtzeit bei hohen Datenschutzansprüchen – das macht unsere Lösung einzigartig.
Vielen Dank für das Interview, Herr Preuß!
